Teamassistenz Empfang & Administration (m/w/d)

Teamassistenz Empfang &
Administration (m/w/d)
If you like change, change to us
We are an international mid sized group with appetite for innovations, approachable management, lead by objectives / targets which give the opportunity of a wide range of empowerment. We as a growth oriented market leader invite you to join us on our journey from good to great!
ERA 6
Als Mitarbeiter am Empfang (m/w/d) bei der NORMA Group sind Sie die erste Anlaufstelle für Besucher sowie interne und externe Ansprechpartner und repräsentieren das Unternehmen nach außen. In dieser Position sorgen Sie für einen professionellen, freundlichen Empfang und unterstützen einen reibungslosen Ablauf der administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft.
Tätigkeiten
Empfang &
Telefonzentrale
Freundlicher, professioneller Empfang sowie Betreuung von Besuchern, Geschäftspartnern, Lieferanten und Gästen
Annahme und Vermittlung von Telefongesprächen
Organisation und Koordination von Besucheranmeldungen inklusive Ausgabe und Verwaltung von Zugangskarten
Post- und Kommunikationsmanagement
Annahme, Sortierung, Öffnung und interne Verteilung der Eingangspost
Bearbeitung und Versand der Ausgangspost
Bearbeiten der Ausgangspost
Sichtung, Sortierung und Weiterleitung eingehender E‑Mails an die zuständigen Ansprechpartner
Büroorganisation &
Bestellwesen
Koordination und Organisation von Getränkebestellungen
Verwaltung der Getränkekontingente inklusive kostenstellenbezogener Umbuchungen
Ausgabe und Verwaltung von Verbrauchsmaterialien
Organisation und Koordination von Textilien für die externe Reinigung
Fuhrpark- &
Lieferantenmanagement
Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Fuhrparkmanagement
Prüfung und Ausbuchung von Lieferscheinen und Rechnungen
Erfassung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen im internen Workflow an die zuständigen Bearbeiter
HR-Support &
Organisationstätigkeiten
Administrative Unterstützung im operativen Tagesgeschäft des HR‑Teams
Mithilfe bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen
Allgemeine administrative HR‑Tätigkeiten nach Anweisung
Qualifikationen
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Fundierte Erfahrung im Empfangs- oder Assistenzbereich
Professionelles, freundliches und serviceorientiertes Auftreten
Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
Gute MS-Office Kenntnisse
Zuverlässige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise